Vous avez une question, souhaitez échanger sur les possibilités ou découvrir ce que Central Bookkeeping Station peut apporter à votre bureau comptable?
N’hésitez pas à nous contacter par téléphone, par e-mail ou via le formulaire disponible sur cette page. Nous serons heureux de réfléchir avec vous à la solution la plus adaptée à votre bureau et de vous apporter rapidement des réponses claires.
Chez Central Bookkeeping Station, nous privilégions un contact personnalisé et accessible. Un échange constructif constitue souvent la première étape vers un partenariat durable et de confiance.
Notre bureau est idéalement situé à proximité immédiate de la gare de Sittard. Lors de votre visite, vous pouvez stationner gratuitement sur notre parking privé.
Laissez-nous vos coordonnées et indiquez brièvement votre demande. Nous l’examinerons avec la plus grande attention et reviendrons vers vous dans les meilleurs délais.
Que vous ayez une question précise ou que vous souhaitiez simplement explorer les possibilités, nous serons ravis d’échanger avec vous et de réfléchir ensemble à la solution la plus adaptée à votre bureau comptable.
Vos données personnelles sont utilisées uniquement aux fins prévues et conformément à la réglementation sur la protection des données.
Vous souhaitez en savoir plus sur notre manière de travailler ou obtenir rapidement une réponse à votre question? Vous trouverez ci-dessous les questions les plus fréquemment posées par les bureaux comptable concernant nos services, nos processus et notre mode de collaboration. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question? Aucun problème. N’hésitez pas à nous contacter : nous nous ferons un plaisir de vous accompagner personnellement.
L’onboarding est la phase de démarrage au cours de laquelle nous préparons, avec votre bureau comptable, tous les éléments nécessaires afin d’assurer un traitement fluide de vos dossiers comptables. Nous analysons ensemble les dossiers, définissons les responsabilités ainsi que les flux de documents et établissons les principales règles d’encodage. Cette préparation garantit un démarrage efficace et une collaboration structurée dès le premier jour.
Pour démarrer la collaboration, nous avons besoin d’une personne de contact, des accès aux systèmes nécessaires, de la liste des dossiers qui nous seront confiés ainsi que d’un aperçu de votre organisation et de vos méthodes de travail. Lors de la réunion de lancement (kick-off), nous passons ensemble en revue ces différents éléments afin d’assurer un démarrage fluide et efficace.
Chaque client bénéficie d’un interlocuteur néerlandophone dédié : le Client Coordinator. Cette personne coordonne l’équipe en charge de vos dossiers comptables, veille à la qualité des traitements effectués et assure le suivi de la collaboration ainsi que la communication concernant l’avancement des travaux.
Nous travaillons directement dans les logiciels que votre bureau comptable utilise déjà. Aucune implémentation supplémentaire n’est donc nécessaire. Nous travaillons notamment avec des solutions largement utilisées telles que Exact Online, Yuki, Horus, Adsolut, Expert/M, Octopus, Venice, Winauditor, Odoo et ClearFacts. Avant le démarrage, nous définissons ensemble la méthode de travail la mieux adaptée à votre organisation et à la configuration de vos outils.
Les factures et les documents peuvent être transmis de différentes manières, par exemple via une connexion API, une adresse e-mail dédiée ou sous format numérique via UBL ou Peppol. Ensemble, nous déterminons la méthode de transmission la mieux adaptée à votre organisation et à votre façon de travailler.
Oui. Nous commençons généralement par une phase pilote de trois mois, au cours de laquelle nous prenons en charge le traitement de 15 à 50 dossiers. Cette période vous permet d’évaluer concrètement la qualité de nos services ainsi que le fonctionnement de la collaboration. À l’issue de cette phase pilote, le nombre de dossiers peut être augmenté progressivement, en fonction de vos besoins et de votre organisation.
Lors de la réunion de lancement (kick-off), nous définissons ensemble les principales règles d’encodage. Il peut s’agir, par exemple, des libellés à utiliser, des exceptions, des centres de coûts ou des projets. Ces accords permettent d’assurer un traitement cohérent de vos dossiers et de limiter les questions ou corrections ultérieures.
Lorsqu’un élément n’est pas immédiatement clair, nous appliquons une procédure définie. Le point concerné est identifié et la question est transmise via le canal de communication convenu. Sur la base de votre réponse, nous documentons, dans la mesure du possible, une règle de traitement permanente afin d’assurer un traitement cohérent et de limiter les questions similaires à l’avenir.
Nous appliquons plusieurs niveaux de contrôle et de revue afin de garantir la cohérence et la qualité des encodages. En complément, nous utilisons des outils tels que Bizzcontrol pour détecter rapidement les anomalies et les écarts. Nous veillons ainsi à ce que vos dossiers comptables restent à jour, fiables et conformes à vos procédures.
Nous encourageons la transmission numérique des documents, notamment via UBL ou Peppol. Plus les documents sont transmis de manière numérique et structurée, moins les interventions manuelles sont nécessaires, ce qui améliore la rapidité et la qualité du traitement. Par ailleurs, nous évaluons en permanence nos processus et poursuivons leur automatisation chaque fois que cela est possible, afin d’accroître continuellement l’efficacité de notre collaboration.
La sécurité des données est une priorité absolue chez Central Bookkeeping Station. Nous mettons notamment en œuvre une gestion rigoureuse des accès au moyen de l’authentification multifactorielle (MFA), ainsi que des mécanismes de journalisation, de surveillance continue, de sauvegardes régulières et des procédures claires de gestion des incidents.
Chaque client dispose d’un Client Coordinator néerlandophone dédié, basé aux Pays-Bas ou en Belgique. Avec cet interlocuteur, nous organisons régulièrement des réunions de suivi afin de faire le point sur l’avancement des travaux et de répondre à vos questions. Cette approche garantit une communication fluide, des échanges rapides et une collaboration efficace.
Nous suivons différents indicateurs de performance (KPI), tels que les délais de traitement, le nombre de factures traitées, les exceptions détectées et le niveau de transmission numérique des documents. Si vous le souhaitez, ces informations peuvent également être présentées sous forme de tableaux de bord ou de rapports, par exemple via Power BI, afin de vous offrir une vision claire et actualisée de vos processus.
L’onboarding est considéré comme terminé dès que les accès aux différents systèmes ont été mis en place, que les principaux accords de collaboration ont été définis et que la réunion de lancement (kick-off) a eu lieu. À partir de ce moment, le traitement de vos dossiers comptables peut commencer.
Oui. En plus du traitement quotidien des dossiers comptables, nous proposons également un accompagnement au niveau de l’expertise comptable. Notre équipe comprend des experts-comptables certifiés CPA, qui peuvent intervenir dans le cadre de missions telles que les travaux d’audit, la constitution des dossiers, la préparation des comptes annuels ainsi que d’autres missions d’expertise comptable. Cette expertise permet aux bureaux comptables de renforcer temporairement leurs capacités, notamment en période de forte activité ou lorsqu’un soutien spécialisé est nécessaire.
Oui. Si vous le souhaitez, nous pouvons également vous accompagner dans le domaine de l’administration des salaires. Notre équipe peut intervenir dans le traitement des données de paie ainsi que dans les tâches administratives qui y sont liées. Les cabinets disposent ainsi d’une capacité supplémentaire pour faire face à leur charge de travail, tout en conservant la maîtrise des processus et la responsabilité finale.
